Pravidelne sa na svojich kurzoch time managementu pýtam účastníkov, koľko času strávia hľadaním rozličných dokumentov, papierov, potvrdení, výstrižkov a pod. V závislosti od toho, aký je kto “bordelár”, tak sa časy pohybujú od 5 minút denne, až po pol hodinu denne. Keď sa na to pozriete v týždennom súčte, tak nám v tom najhoršom prípade vyjde, že hľadaním rozličných dokumentov môžeme týždenne stratiť aj 2 a pol hodiny. To čo na prvý pohľad vyzerá nevinne, začne neberať desivé rozmery, keď sa na pozrieme z hľadiska týždňa, mesiaca alebo roka. Taká malichernosť, ako hľadanie v našom neporiadku, nám uberá celkom veľký kus zo života. A s tým je niečo potrebné urobiť. Našťastie, aj v tomto prípade nám pomôže technológia.

V okamihu ako som sa stal freelancerom a začal som pracovať z domu, tak som bol konfrontovaný z množstvom všakovakých dokumentov, ktoré sa mi povaľovali po stole, boli založné v šanónoch alebo sa skrývali v tajných útrobách izieb a čakali na chvíľu aby ma zákerne prepadli a vyvolali búšenie srdca a paniku. A to si o sebe myslím, že som ešte celkom poriadny.

Nechcem sa tu teraz púštať do obsiahleho popisu ako si nastaviť systém úschovy dokumentov, skôr chcem len predostrieť zopár veľmi jednoduchých rád a nápadov, ako nezostať pochovaný pod horou papierou a ako ušetriť cenný čas, pri činnosti, ktorá naozaj neprináša žiadnu pridanú hodnotu.

Hardware

• Nuž, bez “železa” to nepôjde, aspoň nie v prípade tohoto systému. Pokiaľ je mi známo, tak čoraz viac ľudí ku svojej práci používa počítač, a myslím že tento počet bude i naďalej narastať. Mať doma počítač je dnes samozrejmé a pokiaľ pracujete v nejakej freelancerskej branži, tak to bude možno váš hlavný pracovný nástroj. Pokiaľ chcete urobiť radikálny prechod k úplne digitálnemu home office, tak platí, že čím väčší hard disk, tým lepšie. Všetky vaše papierové dáta bude totiž nutné niekde uložiť, samozrejme už v digitálne forme.
• Vrelo doporučujem aj zakúpenie externého disku a to bez ohľadu na to či máte stolový počítač alebo notebook. Ten môže slúžiť na odľahčenie vášho interného disku (dôležité zvlášť v prípade notebookov) a mal by taktiež slúžiť ako priestor na pravidelnú zálohu vašich dát. Že nezálohujete? A už ste prišli o nejaké dáta? Že nie? No tak to preto nezálohujte. Je neskoro plakať nad rozliatym mliekom, a keď o nejaké dáta prídete, tak ich záchrana môže byť mnohnásobne drahšia ako ten najdrahší disk. Moja nedávna skúsenosť: pokazený nezálohovaný disk-60 EUR, záchrana dát z tohoto disku-400 EUR. A keď prídete o svoje fotky, tak to už je dôvod na trhanie si vlasov. Zvlášť keď sú tam napr. fotky z narodenia vášho dieťaťa.
• Skener. Toto je pre digitálny office kľúčový prvok. Zabudnite na skener, kde manuálne vkladáte jednu stranu z druhou. Keď pred vami ležia kvantá dokumentov, tak pri ich zakladaní do skenera by ste stratili more času, a tomu sa predsa chceme vyhnúť. Preto potrebujeme skener, ktorý je malý, skladný, nezaberie veľa miesta, a umožňuje automatické skenovanie. Mojím favoritom je Canon P-150. Zvládne oskenovať skoro všetko. Do zásobníka sa vôjde cca 20 stránok, môžete si zvoliť formát, do ktorého chcete skenovať. Zvládne aj skenovanie vizitiek (už som sa papierových vizitiek celkom zbavil, všetky idú rovno do skenera a potom do koša). Patrí do strednej cenovej kategórie. Pokiaľ by ste chceli siahnuť ešte vyššie, tak je tu Fujitsu ScanSnap S1500.
• Ak vás neohúrilo ani jedno z týchto riešení a chcete na skeneri ušetriť, potom je tu celkom elegantné a jednoduché riešenie.  Písal som o ňom v tomto článku. Na “skenovanie” dokumentov proste použijete digitálny fotoaparát. Mnohé z nich majú tzv. textový režim, kedy môžete fotiť text. Veľmi rýchle a jednoduché. No a pokiaľ máte telefón s Androidom, tak vám možno bude stačiť aplikácia CamScanner (stiahnuteľná voľne z Marketu). Toto ale skôr považujem za doplnkové riešenie, keď ste niekde na cestách. Na serióznu prácu sa asi predsa len hodí viac stolový skaner.

Software

Ok, takže máte miesto, kde budete ukladať, máte nástroje, ktoré vám s tým pomôžu. Čo by nám ešte mohlo pomôcť so záplavou dokumentov sú aplikácie, ktoré nám pomôžu urobiť poriadku v chaose.

• Evernote. Môj absolútny favorit číslo jedna. Centrálne miesto, kde si ukladám skoro všetko. Má niekoľko nesporných výhod. Predovšetkým je to mulitplatformová aplikácia , tzn. že Evernote môžete používať na svojom PC/Macu, na Androide/iPhone, tablete, proste všade, kde sa dá Evernote stiahnuť. Vaše dáta sú v cloude a tak sú prístupné odvšadiaľ. Z hľadiska bezpečnosti by som ale nedporučoval aby ste si tam ukladali svoje piny. Na to je vhodná iná aplikácia , napr. 1Password. Evernote je v základnej verzii zadarmo. Jeho ďalšou veľkou výhodou je, že môžete ukladať takmer všetko: obrázky, fotky, dokumenty, audio záznamy (to však až od platenej verzie).
• Niekedy je vhodné, ak dokumenty nemáte uložené len na svojom počítači, resp. využívate aj virtuálne úložisko, ktoré vám umožní získať niekedy až 2,5GB dodatočné priestoru. Mojím favoritom je DropBox. Funguje ako webové rozhranie, aj ako aplikácia, ktorá sa nainštaluje na váš počítač a vytvorí vám virtuálny priečinok, do ktorého sa zmestí čokoľvek. Vďaka webovému rozhraniu sa k svojím dátam dostanete z hociktorého počítača alebo aj zo svojho telefónu.

Čoho sa zbaviť?

Ak je všetko nachystané a vyladené, tak sa kľúčovou stane otázka, čo vlastne začať digitalizovať.  Tá najednoduchšia odpoveď je, že čo najviac.

• Dokumenty, ktoré sa vám už veľmi dlho niekde povaľujú, sú založené, avšak nie je isté či ich budete niekedy potrebovať. Niekedy sa ľudia veľmi neradi vzdávajú svojich papierov, aj keď je jasné, že ich už nikdy nepoužijú. Poznámky zo školy, staré denníky, papiere z kurzov, staré recepty, zdrapy papiera na ktorých je niečo napísané., výstrižky z časopisov. Je dobré začať touto kategóriou, pretože zbavenie sa tejto kopy papiera bude potom najmenej bolestivé.
• Manuály a návody na použitie. Tento typ dokumentov sa nám do ruky dostane veľmi zriedka, niekedy vôbec, a to ich robí super kandidátom na skenovanie a zálohovanie.
• Záručné listy. Opäť-použijeme ich len veľmi zriedka, ale keď ich potrebujeme, tak ich nevieme nájsť. To vyrieši oskenovanie a založenie. Navyše, niektoré spoločnosti uznajú ako záručný list aj vytlačenú kópiu faktúry alebo bločku.
• Vizitky. Jasná voľba-šup s nimi rovno do cloudu:)
• Fotky. Tie som dal na záver, lebo veľa ľudí ma sentimentálny vzťah k papieru a nechce sa zbaviť starých fotiek. Myslím, že kompromis je tu to pravé slovo. Niečo oskenovať a vyhodiť, niečo ponechať.

Kde som to len uložil?

Zo zvyšujúcim sa množstvom dát narastá aj problém s tým, kde ich hľadať. Jedno riešenie je vytvorenie prehľadnej adresárovej štruktúry. Ale ani to niekedy nestačí. A tak prichádzajú k slovu desktopové vyhľadávače. Niečo ako váš vlastný Google vo vašom počítači. A skutočne, Google ponúka aj desktopovú verziu vyhľadávača, stačí stiahnuť a nainštalovať. Aplikácia vám po spustení začne indexovať vaše dáta, a keď sa celý proces skončí, tak môžete začať vyhľadávať. Stačí dva krát stlačiť Ctrl,vyskočí vám textové pole, kde zadáte, čo potrebujete a objavia sa vám ponuky, ktoré zodpovedajú vašej požiadavke. Ako alternatívu ku Google sa dá využiť program Copernicus. Vraj je lepší než Google:)

Bezpapierový home office je riešenie, ktoré je elegantné, čisté, rýchle. Umožňuje vám v okamihu dostať sa k tým dátam, ktoré práve teraz potrebujete. Možno to chce trochu zvyku, ale ako sa vám budú dokumenty hromadiť, tak váš príklon k bezpapierovej kancelárii sa bude zvyšovať. A úspora času, ktorý nestratíte pri hľadaní toho čo práve potrebujete? Nakoniec, veď si to vyskúšajte a dajte mi vedieť, ako ste dopadli. Prajem veľa zdaru.

Photo credit by: http://decorationideas.files.wordpress.com/2011/07/small-home-office2.jpg