Nech sa na to pozriete z ktorej koľvek stany, komunikácia je tak nevyhnutnou súčasťou nášho denného kontaktu s ľudmi, že nie je možné sa jej úplne vyhnúť. V rozličných rozhovoroch sa ocitáme každý deň, či už chceme alebo nie. A samozrejme tá druhá možnosť, kedy sme zatiahnutý do rozhovorov, ktoré nás okrádajú o čas, je niečo, čomu by bolo dobré sa vyhnúť. Poďme sa teda v krátkosti pozrieť na to ako sa takýmto žrútom času vyhnúť. Pre jednoduchšie delenie a prehľad si tieto rozhovory rozdelíme na dve časti: tie ktoré sa odohorávajú v osobnom prostredí a potom tie ktoré sa odohrávajú niekde na pracovisku. Ktorý čas, resp. ktoré “kecy” sú pre vás viac obťažujúce? Nechcem byť prorokom, ale je možné, že väčšina z vás povie, že je to tá druhá možnosť. Pracovné rozhovory.
Vždy som si kládol otázku, ako je možné, že tak veľa ľudí, ktorí sú zapojení v pracovnom procese si v robote nájde čas na také činnosti ako je napr. ohováranie, klebety, hodinové popíjanie kávičky a pod. Najprv ma to takmer privádzalo do zúrivosti, ale potom som si dajako na to zvykol a “odstrihol” sa od toho. Odpoveď bola pre mna jednoznačná: títo ľudia proste nemajú čo robiť. Prosím, uvážte: nemajú čo robiť?! V súčasnom, tvrdo konkurenčnom prostredí nemajú čo robiť. Ak sa takýmto úkazom, a verím , že to nebude žiadna výnimka, stretnete, tak vedzte, že niekde sa stala chyba. Niekde v systéme, akým je firma alebo spoločnosť riadená. No dobre , tak vieme, prečo je tu skupina ľudí, ktorí sú vlastne platení za to aby svojím jednaním pripravovali nás o náš čas a tak povediac o naše peniaze. Niekedy ťažko znášam, keď viem, že z mojich daní, je platené niečo, načo by som asi dobrovoľne peniaze nikdy nedal. A uvedomiť, že z mojich peňazí platím niekoho kto ma zdržuje v mojej robote, tak to je len ďalší dôvod aby mi to zdvihlo žlč. Okrem posledne spomenutej aktivity mi takáto myšlienka ale na druhej strane dokáže pomôcť v uvedomení si naliehavosti s ktorou musím s týmto nešvárom niečo robiť. Myslím, že by tu bolo pár možných protiopatrení:
- Na začiatku dňa si jasne určiť, čo budem tento deň robiť, aký je môj plán, čomu sa budem venovať, čo sú moje priority. Vhodnou pomôckou k tomu je mať “to do list”. Dôležité je rozvrhnúť si činnosti na urgentné, nevyhnutné a odložiteľné. Existuje tzv. Franklinov štvorec, ktorý vytvára 4 kvadranty činností, ktoré sú vysledkom kombinácie naliehavosti a dôležitosti. Podrobnejšie sa tejto matici budeme venovať inokedy. Ešte je tu jedna matica, ktorá hovorí o tom, žeby ste si na najdôležitejšie činnosti dňa mali vyčleniť cca 60% času a 40% si nechať pre nepredvídaní okolnosti. Ktoré sa síce predvídať nedajú ale je takmer isté, že sa stanú.
- Uvedomiť si aké dôsledky bude mať pre vás to keď vás iní budú okrádať o čas. Vaša robota bude stáť, dostanete sa pod časový stres, v takom prípade začnete robiť chyby a už to ide s vami ako zo snehovou guľou, ktorá sa valí z kopca. Tento bod by som skôr považoval za akúsi vnútornú prípravu, resp. predprípravu na situácie. ktoré môžu prísť. Niekedy totiž v čase kedy by sme to potrebovali je neskoro a vtedy si väčšinou hovoríme “kiež by som si to bol uvedomil”. A aby sa toto nestalo tak takéto uvedomenie si je veľmi dobrým nástrojom. Podobným postupom, ktorý by sme mohli označiť ako z rovnakého súdka je zámer. Zámer, to je vám úžasná vec, pokiaľ s ním dokážete pracovať, dokážete urobiť veľmi veľa vecí, a to nielen z oblasti time managementu. V stručnosti je zámerom to, keď si v mysli poviete, o čo vám ide, čo chcete dosiahnuť. Podobá sa to trochu už vyššie spomenutému uvedomeniu, ale zámer v sebe obsahuje určitú intecionalitu, ktorá má v sebe energiu. A využitie tejto energie je tým, čo prináša v plánovaní a dodržiavaní toho čo ste si zaumienili úspech. Celkom zaujímavý článok o zámere (a nielen o zámere), aj keď z úplne inej oblasti nájdete tu. Možno sa vám to bude zdať ustrelené, tak to prosím berte s rezervou a ak tam nájdete niečo čo by vás zaujalo, tak je to dobre. Ak nie, nevadí.
- Naučiť sa jasne povedať NIE. Pre niektorých ľudí je toto neprekonateľná prekážka, s ktorou sa však dá bojovať. Jedným z nástrojov je asertivita. Aj keď je toto slovo a to čo sa za ním skrýva takmer sprofanované, niektoré nástroje ktoré ponúka, majú niečo do seba a bolo by ich škoda nevyužiť. V tom NIE je obsiahnuté “prepáč ale teraz nemám čas, môžme sa o tom pozhovárať neskôr?” a rozličné iné variácie na túto vetičku.
- Stanovenie cieľa rozhovoru. Pokiaľ sa vám podarí už na začiatku diagnostikovať, kam takýto rozhovor môže smerovať, viete to zastaviť. Veľmi dôležité je toto umenie vtedy keď sa zúčastňuje rozličných formálnych alebo motivačných rozhovorov. A pokiaľ ste manažér, tak vyššie povedané pre vás platí dvojnásobne. Bez cieľa nebudete vedieť či idete správnym smerom a neísť správnym smerom je strata času, energie aj peňazí. Aj keď to niekedy môže vyzerať neurvalo, otázka “a čo je vlastne pointa?” môže vášho zdržovateľa odradiť od ďalšieho pokračovania.
- Prísť do práce o niečo skôr alebo odchádzať o niečo neskôr a urobiť tú najdôležitejšiu robotu skôr než vám niekto skočí do pracovného rytmu. Aj keď vás potom niekto vyruší, už to nie je také tragické pretože viete, že to najdôležitejšie už máte za sebou. Niektorí manažéri hovoria, že v takýchto chvíľach sú najproduktívnejší. SKúste či sa to bude týkať aj vás.
- Obmedziť “pokec” na minimum. Ak už teda chcem udržať určité dekórum, potom sa budem snažiť aby som sa z takéhoto rozhovoru stiahol tak rýchlo ako sa len dá. To sa okrem vyššie spomenutého predsavzatia dá urobiť aj tak, že nebudete prilievať olej do ohňa a svojimi príspvakami nebudete obohacovať dialóg, ktorý sa práve odohráva.
Týchto niekoľko nápadov by sme mohli rozvíjať ďalej a určite by sme ešte zopár našli. Je to ale ešte druhá kategória rozhovorov. Osobné. Pri týchto naozaj veľmi záleží na tom o čo vám v takom rozhovore ide. Či má nejaký iný účel, než pokec. Lebo aj keď sa to môže zdať akokoľvek čudné, taký pokec o ničom a o všetkom pri káve alebo čaji vôbec nemusi byť na zahodenie. Pokiaľ však ale z takéhoto rozhovoru odchádzate unavený a nespokojný, niečo nebolo v poriadku. Jedným z dôvdou prečo sa tak deje je to, že energia rozhovoru by mala byť rovnomrene rozdelená medzi oboch zúčastnených. Ak ten druhý len hovorí a hovorí a nepustí vás k slovu, alebo keď hovorí len o sebe (och, to je strašné niečo také počúvať) tak je treba niečo urobiť. Ak sa vám niečo také pravidelne opakuje, možno by bolo vhodné zvážiť, či taký vzťah, kde nie sú sily rovnomerne rozložené má hodnotu, do ktorej sa vám oplatí investovať. Nechcem aby to vyznelo tak, že ľudi ktorí len hovoria a hovoria a moc nepočúvajú sú na odpis, ale… Ak vám vzťah v ktorom ste vy tým počúvajúcim nič nedáva, resp. vám berie čas a energiu, načo v ňom potom ostávate? Hmm, no toto je téma na podrobnejšie prebratie, ale snáď vás to trochu inšpirovalo k tomu aby ste prehodnotili svoje vzťahy z tohto hľadiska a uvedomili si, ktoré sú pre vás dôležité a ktoré vám len berú čas a energiu a na oplátku vám nič neprinášajú.
Podeľte sa o svoje skúsenosti , rád budem s vami o tom diskutovať.
